ПАМЯТКА СТРАХОВАТЕЛЮ

Подготовка и представление в ПФР отчетности

за 1 полугодие 2010 года и для назначения пенсии

Нормативные документы

Индивидуальные сведения и другие документы, представляемые в ПФР для целей обязательного пенсионного страхования и назначения (перерасчета) пенсии оформляются в соответствии с нормативными документами, размещенными в сети Интернет, на сайте Отделения ПФР по адресу: http://www.pfrf.ru/ot_archan/normdoc/.

2. Используемые программы

Для подготовки отчетности в ПФР могут использоваться любые программные комплексы, предназначенные для ведения бухгалтерского и кадрового учета (1С, «Галактика и др.), отчетность в которых формируется в форматах, удовлетворяющих требованиям ПФР.

Получить бесплатное программное обеспечение для подготовки отчетности в ПФР и его проверки можно:

1. В сети Интернет, на сайте Отделения ПФР по адресу: http://pfrf.ru/ot_archan/soft/.

2. Записав в территориальном органе ПФР на магнитные носители.

3. Подготовка и представление в ПФР отчетности

Общие положения

1. За 1 полугодие 2010 года в ПФР представляется следующая отчетность:

1.1. Индивидуальные сведения персонифицированного учета, далее сведения ПУ:

- Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица (форма СЗВ-6-1),

- Реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц (форма СЗВ-6-2),

- Опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР (форма АДВ-6-2),

- Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР (форма АДВ-6-3);

Формы заполняются в соответствии с Инструкцией по заполнению форм документов индивидуального персонифицированного) учета, утвержденной Постановлением Правления Пенсионным фондом РФ от 31.07.2006 г. № 192п.

1.2. Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1). Форма РСВ-1, утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.11.2009 № 894н.;

Сведения ПУ за I полугодие 2010 года и Расчет по форме РСВ-1 за I полугодие 2010 года представляются в ПФР одновременно. Срок представления отчетности за I полугодие 2010 года с 01.07.2010 г. до 01.08.2010 г. Отчеты (индивидуальные сведения и РСВ-1), подписанные ЭЦП, должны быть представлены по электронным каналам связи, в соответствии с заключенным с территориальным Управлением ПФР Соглашением об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи. Вместе с отчетностью могут быть представлены в сканированном виде с ЭЦП необходимые подтверждающие документы. Отчетность с ЭЦП может быть предоставлена через уполномоченного представителя, при наличии соответствующим образом оформленной доверенности. Сведения, заверенные ЭЦП, не требуют наличия бумажных документов.

2. В случае отсутствия ЭЦП, отчетность представляется на бумажных документах в сопровождении магнитных носителей информации.

4. За непредставление в установленные сроки либо представление неполных и (или) недостоверных сведений ПУ к работодателям применяются финансовые санкции в виде взыскания 10 % причитающихся за отчетный период платежей в ПФР (ст. 17 Федерального Закона № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). Непредставление плательщиком страховых взносов в установленный срок расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам (РСВ-1), также влечет взыскание штрафа (ст. 46 Федерального Закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный Фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный Фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»).

Подготовка и представление сведений ПУ

- Сведения ПУ за 1 полугодие 2010 года представляются на всех работников предприятия с обязательным указанием СНИЛС (страхового номера индивидуального лицевого счета).

- Сведения ПУ формируются в пачки, каждая пачка представляется в папке.

- Информация, содержащаяся на магнитных носителях должна точно соответствовать бумажному варианту по порядку следования документов в пачке.

- Форма сведений СЗВ-6-1 «Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица» заполняется при представлении сведений о ЗЛ, у которых в отчетном периоде необходимо указать отпуск без сохранения содержания и (или) получение пособия по временной нетрудоспособности и (или) работу застрахованного лица с необходимостью заполнения реквизитов «территориальные условия труда (код)», «исчисление страхового стажа», «условия для досрочного назначения трудовой пенсии» (льготный стаж), либо при необходимости выделения отдельных периодов работы, периодов ухода за детьми и т.д. Административный отпуск и больничный лист с 2010 года выделяются отдельным периодом и в «дополнительных сведениях» указываются с использованием кодов «Администр» и «Врнетруд» соответственно.

- Форма сведений СЗВ-6-1 может содержать несколько периодов стажа за отчетный период в связи с изменениями условий труда. (Количество строк не должно превышать 99).

- Сведения, содержащие условия для досрочного назначения трудовой пенсии (форма СЗВ-6-1), представляются отдельной пачкой вместе со Списком льготных профессий и должностей страхователя. (Список № 1, № 2, выслуга лет).

- Пачка сведений по форме СЗВ-6-1 сопровождается Описью документов, передаваемых страхователем в ПФР (форма АДВ-6-3), подписывается руководителем и заверяется печатью организации, в примечании указывается № телефона, ФИО исполнителя. На описи дополнительно указывается заверительная надпись, заполняемая руководителем «Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, верно».

- Форма сведений СЗВ-6-2 «Реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц» (списочная форма) заполняется при представлении сведений о ЗЛ, имеющих в отчетном периоде один период стажа без льготных составляющих и дополнительных сведений или стаж за отчетный период отсутствует. Для пачки сведений по форме СЗВ-6-2 описи не предусмотрено.

- За отчетный период все Сведения ПУ представляются по типу «исходная».

- Пачка со сведениями (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2) прошивается, пронумеровывается, концы скрепляющей нити выводятся с тыльной стороны, связываются и заклеиваются листом бумаги, на который ставится печать, подпись руководителя и делается надпись: «В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов».

- На каждое застрахованное лицо, включая работавших по договорам гражданско-правового характера и авторским договорам в течение отчетного периода, представляется только одна форма.

- Копия сведений, представленных в ПФР для включения в лицевой счет ЗЛ, передается этому лицу в недельный срок с момента приема сведений ПФР.

- В случае обнаружения ошибок в представленных в ПФР формах документов персонифицированного учета страхователь в 2-х недельный срок представляет исправленные формы. При этом в недельный срок застрахованному лицу выдается копия уточненных сведений.

- В день увольнения ЗЛ или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждения по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, этому лицу передается копия его сведений, которые ранее не были представлены в ПФР.

- При снятии с учета в территориальном органе ПФР по месту регистрации в качестве страхователя в связи с ликвидацией, в том числе с применением процедур банкротства, реорганизацией путем присоединения, страхователь представляет Сведения ПУ на всех работающих у него застрахованных лицах.

- Копии Сведений ПУ, представленных в ПФР для включения в лицевые счета ЗЛ, хранятся у страхователя в соответствии с правилами, установленными для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.

- В реквизите «Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета» указывается полный почтовый адрес, по которому застрахованному лицу будет направлена информация о состоянии его индивидуального лицевого счета.

- Опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР (форма АДВ-6-2) содержит данные в целом по страхователю и сопровождает пачки документов и реестров входящих исходных сведений АДВ-6-3, СЗВ-6-1, СВЗ-6-2. Опись заверяется подписью руководителя и печатью организации.

- По результатам приема Сведений ПУ, страхователю выдается протокол (протоколы ошибок), подписанный специалистом ПФР и представителем страхователя, при наличии у страхователя электронного документооборота с ПФР, страхователю направляется протокол (протоколы ошибок) в электронном виде с ЭЦП специалиста ПФР.

Представление отчетности в ПФР по электронным каналам связи

Работодатели с численностью наемных работников свыше 50 человек обязаны представлять отчетность в ПФР в электронном виде с ЭЦП.

Для того чтобы стать участником электронного документооборота с ПФР, необходимо:

Обратиться в территориальный орган ПФР с Заявлением о подключении к электронному документообороту. Заявление должно быть оформлено на бланке установленного образца с обязательным заполнением всех разделов и заверено подписью руководителя и печатью организации.

Заключить Соглашение об обмене электронными документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота ПФР с территориальным органом ПФР по месту регистрации в качестве страхователя.

Заключить договор с оператором связи – поставщиком услуг Удостоверяющего центра, имеющего доверенные отношения с Удостоверяющим Центром ПФР. Подробную информацию об операторах связи – поставщиках услуг Удостоверяющего центра Вам предоставят в территориальном органе ПФР. Провести мероприятия по установке и подготовке к эксплуатации ПО оператора связи (программа для представления сведений о застрахованных лицах в органы ПФР по телекоммуникационным каналам связи и средства криптографической защиты информации).

Существует возможность представлять отчетность в органы ПФР в электронном виде с ЭЦП, через уполномоченных представителей.

Для этого страхователю (юридическому или физическому лицу) необходимо оформить соответствующие договорные отношения с уполномоченным представителем страхователя, который в свою очередь по поручению страхователя будет предоставлять отчетность в органы ПФР в электронном виде. При этом уполномоченный представитель для реализации представления документов в электронном виде за страхователей, интересы которых он представляет, должен заключить соглашение (уже иметь заключенное соглашение) о совместных действиях по организации информационного обмена в электронной форме по каналам связи с электронной цифровой подписью с территориальным органом ПФР. В этом случае необходимо будет предоставить в орган ПФР соответствующим образом оформленную доверенность на уполномоченного представителя в целях представления интересов страхователя по передаче отчетности в территориальный орган ПФР в электронном виде с ЭЦП.

IV. Представление Сведений ПУ для назначения пенсии

1. В соответствии с пенсионным законодательством назначение (перерасчет) трудовой пенсии с 01.01.2002 года производится на основе сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

В рамках предварительной подготовки документов для назначения пенсии, работа с будущим пенсионером начинается не менее чем за 1 месяц до возникновения права на трудовую пенсию. В случае если застрахованное лицо желает учесть страховые взносы межотчетного периода, то необходимо представить «Сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии» по форме СПВ-1.

2. Сведения по форме СПВ-1 представляются по типу сведений «исходная» и содержат сведения на дату представления, но не позднее даты возникновения права для назначения пенсии.

3. На застрахованных лиц, на которых были представлены межрасчетные формы СПВ-1, страхователь представляет за 1 полугодие 2010 года индивидуальные сведения с типом формы «исходная». Необходимо обратить особое внимание — сумма начисленных страховых взносов в форме «исходная» не может быть меньше суммы в форме СПВ-1. Если такое расхождение выявлено, то необходимо представить форму СПВ-1 «корректирующая».

4. При заполнении сведений по форме СПВ-1 необходимо учитывать следующее.

4.1. Стаж работы (в т.ч. дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии) указывается на дату представления, но не позднее даты возникновения права для назначения пенсии;

4.2. В графах «Сумма страховых взносов на страховую часть трудовой пенсии» и «Сумма страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии»:

- в «начислено» следует отразить сумму начисленных страховых взносов по состоянию на конец месяца, предшествующего предполагаемой дате установления трудовой пенсии застрахованному лицу;

- в «уплачено» следует отразить сумму уплаченных страховых взносов на предполагаемую дату установления трудовой пенсии застрахованному лицу. Суммы излишне уплаченных страховых взносов не учитываются.

Суммы страховых взносов, не учтенные по каким-либо причинам на ИЛС ЗЛ, на момент назначения пенсии, будут учтены при последующем перерасчете указанной пенсии (через 12 месяцев после назначения) либо при корректировке пенсии.